الدليل الارشادى للمراجعيين الحارجيين لمؤسسات التعليم قبل الجامعى عام وازهرى

أولاً:قم بفحص:

1. البيانات الأساسية للمؤسسة

2. رؤية المؤسسة ورسالتها.

3. استمارة التقييم الذاتي.

4. تقرير التقييم الذاتي.

5. خطة تحسين المؤسسة.

6. نظم التقويم، وضبط الجودة داخل المؤسسة.



ثانياً:يجب التأكد من:

1. الالتزام بالنموذج المعد من قبل الهيئة.

2. اتساق التقرير مع استمارة التقييم الذاتي

3. إحتواء التقرير كافة العناصر المنصوص عليها في دليل الاعتماد من حيث: المكونات، والمحتوى

4. توضيح التقرير المنهجية التي اتبعتها المؤسسة في إجراء التقييم الذاتي.

5. توضيح التقرير مدى استيفاء المؤسسة لمعايير كل من مجالي: القدرة المؤسسية، والفاعلية التعليمية.

6. اشتمال التقرير وصفاً للسياق الفيزيقي، والخصائص الاجتماعية للمؤسسة التي اتبعتها في تحقيق أهدافها وفق معايير ضمان الجودة والاعتماد.

7. اظهار التقرير لنواحي القوة، و الضعف، وفاعلية نظام الجودة، والمتطلبات المستقبلية للتحسين كما جاء في الدراسة الذاتية.

8. وجود خطط التحسين الخاصة بالمؤسسة كما جاء في الدراسة الذاتية.

9. وضوح نظم المتابعة الواردة بالدراسة الذاتية بالمؤسسة.

10. من إلمام كل عضو من أعضاء الفريق بمحتوى الملف بأكمله؛ بحيث يستطيع الفريق أن يكِّون فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة التعليمية موضع الزيارة.



ثالثاً:لاحظ



1. جوانب القصور في استيفاء بعض البيانات، والأدلة والشواهد إن وجدت

2. عما إذا كان هناك تناقضاً في تقييم ممارسات/ مؤشرات/ معايير / مجالات ترتبط ببعضها البعض

3. وجود نقاط تحليلية بمحتوى الملف لواقع المؤسسة؛ حتى يتسنى تكوين فروض مبدئية عن وضع المؤسسة التعليمية موضع الزيارة

4. وجود جوانب مميزة للمؤسسة

5. مكونات ملف المؤسسة من الجانبين: الكمي، والكيفي، والتأكد من منطقية كل منهما، وعدم وجود تناقض بينهما



رابعاً:إشترك مع الفريق

1. فى مناقشة مدى الاتساق بين بيانات المؤسسة، ومجال القدرة المؤسسية بها، والسياق المؤسسي بها في لتكوين صورة متكاملة عن المؤسسة.

2. فى مناقشة فحص ملف المؤسسة ، وتسجيل نتائج الفحص في ملفه الخاص.

3. تحديد الجوانب التي ستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة الميدانية؛ وبذلك تحتل هذه الجوانب مساحة أكبر في خطة العمل.

4. في التوصل إلي تشكيل صورة كلية لواقع المؤسسة.

5. تسليم تقرير فحص الدراسة الذاتية في موعده المحدد من قبّل الهيئة.

6. إعطاء فرصة للمؤسسة لإستكمال البيانات الغير مستوفاه عند الزيارة الميدانية.



قم بمراجعة نموذج رقم(1).

أولاً:دون ما يلى

1. الأهداف المقترحة للزيارة التنسيقية

2. أية معوقات قد قابلتها أثناء الزيارة التنسيقية

3. نتائج الزيارة التنسيقية بشكل واضح، ومحدد ضمن التقرير

4. تقرير متكامل عن الزيارة التنسيقية

5. قم بتسليم التقرير في الوقت المحدد له



ثانياً:الخطوات الواجب إتباعها أثناء الزيارة التنسيقية

1. يجب الالتزام بالنموذج المعد من قبل الهيئة والخاص بالزيارة التنسيقية.

2. يجب الالتزام بالموعد المحدد لإجراء الزيارة التنسيقية.

3. لا تفوض أى عضو من أعضاء الفريق للقيام بالزيارة التنسيقية بدلاً منك إلا بعد موافقة الهيئة.

4. في حالة القيام بالزيارة التنسيقية بدلاً من رئيس الفريق تأكد من موافقة الهيئة على ذلك.

5. اتصال بالممثل الرسمي للمؤسسة هاتفياً، أو بالبريد الاليكتروني؛ للإبلاغ عن موعد الزيارة التنسيقية قبل بموعدها بيومين على الأقل.

6. أثناء الزيارة التنسيقية قم بالتأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية، مثل: إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، والترتيبات الأخرى.

7. أعقد مقابلات مع فريق الجودة، وممثلي المجتمع المدرسي، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية.

ثالثاً:أطلب من المؤسسة توفير

1. حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاجتماعات أعضاء الفريق، أو فحص الوثائق

2. الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) للزيارة الميدانية

3. المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية

4. تحديد أحد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق؛ لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة

5. توفير الأدوات التي استعانت بها المؤسسة في دراسة التقييم الذاتي، سواء أكانت الأدوات المشار إليها في دليل أدوات جمع البيانات التي أصدرته الهيئة، أم أية أدوات أخرى

6. معلومات عن الأنشطة، والاحتفالات، والمناسبات غير المعتادة، مثل: إقامة يوم رياضي بالمؤسسة، ومسابقة أوائل الطلبة

7. خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص، وخطة الإشراف، والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، و تشمل: وظائفهم، وأدوارهم؛ بحيث تعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية

8. توفير عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، وأعضاء مجلس الأمناء، وأعضاء المجتمع المحلي، .....).



رابعاً:أكد على

1. التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق لأتمام عملية المراجعة بنجاح

2. فريق المراجعة ليس فريقاً للتفتيش والرقابة وتصيد الأخطاء ولككن يتسم عمله بالموضوعية والحيادية التامة قم بمراجعة نموذج رقم(2)

متابعة أداء المراجعين أثناء الزيارة الميدانية

الخطوات التي يجب اتباعها قبل الزيارة الميدانية:

1. الاهتمام بالاجتماع في اليوم التحضيري بين رئيس الفريق وأعضاء الفريق وتوزيع المهام والمسئوليات حسب التخصص والمهارة .

2. إطلاع رئيس الفريق لأعضاء الفريق على ما تم الاتفاق عليه مع المؤسسة أثناء الزيارة التنسيقية .

3. مراعاة وضع خطة جيدة للمراجعة الخارجية، وتحديد إجراءاتها بوضوح.

4. العمل على وضع جدول للزيارة الميدانية مع مراعاة مناسبة التوقيت الزمني مع أداء المهمة.

5. مراعاة توزيع المهام والمسئوليات (بشكل تفصيلي) للعمل اليومي لكل عضو من أعضاء الفريق .

6. مشاركة جميع أعضاء الفريق في إعداد خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة.



الخطوات التي يجب مراعاتها أثناء الزيارة الميدانية:

أولاً: إرشادات عامة:

1. ضرورة استخدام أدوات جمع البيانات، مدعومة بالشواهد، والأدلة المرتبطة بأداء المؤسسة.

2. مراعاة اجتماع رئيس الفريق مع الأعضاء في نهاية كل يوم؛ لتقويم الأداء، وكتابة تقرير عما تمت مراجعته أولاَ بأول، من قبّل كل عضو من الأعضاء.

3. يجب التدخل –عند الضرورة- في تعديل مسار المراجعة أولاً بأول، إن تطلب الأمر ذلك.

4. ضرورة الاجتماع مع مدير المؤسسة بصورة منتظمة، خلال أيام المراجعة الخارجية؛ لإطلاعه على سير عملية المراجعة والتقويم.

5. ضرورة كتابة تقرير يومي عما يتم مراجعته، وتقويمه.

6. ضرورة احترام أعضاء الفريق للمؤسسة، والزملاء، بغض النظر عن أية اعتبارات.

7. ضرورة إجراء المراجعة في مواقف فعلية وعملية.





ثانيا ما يجب فحصه أثناء الزيارة الميدانية



1. ضرورة فحص والتحقق من البيانات الأساسية للمؤسسة والأحصاءاءت مثل متوسط نسب الغياب ومتوسط نسب التسرب ومتوسط نسب التحويلات من واقع سجلات المؤسسة وليس من أوراق معتمدة من المؤسسة ومتوسط نسب النجاح من واقع سجلات الكنترول بالمؤسسة .

2. يجب فحص سجلات شئون العاملين بالمؤسسة.

3. يجب فحص ملفات أنجاز المتعلمين والاستدلال على نواتج التعلم المطلوبة.

4. يجب فحص السجلات الخاصة بالمعلمين وسجلات الأنشطة و سجلات صيانة وتشغيل المعامل.

5. يجب فحص سجلات شئون الطلاب بالمؤسسة .

6. يجب فحص ملفات وحدة التدريب والجودة.

7. يجب فحص السجلات الخاصة بالأمن والسلامة.

8. يجب فحص سجلات الخاصة بالأخصائي الأجتماعى والسجلات الخاصة بالأخصائي النفسي .

9. يجب فحص سجلات المتابعة المدرسية .



ثالثا مايجب ملاحظته أثناء الزيارة الميدانية بالمؤسسة :

1. يجب ملاحظة الفناء المدرسي والملاعب والحديقة المدرسية وسور المؤسسة .

2. يجب ملاحظة الفصول الدراسية والمعامل وتجهيزاتها وحجرات الأنشطة المختلفة .

3. يجب ملاحظة مدى توافر الأمن والسلامة بالمؤسسة.

4. يجب ملاحظة حجرة التدريب والجودة ومدى فاعليتها.

5. يجب ملاحظة المرافق الصحية ومدى تناسبها مع أعداد المتعلمين .

6. يجب ملاحظة طابور الصباح وفاعليته ودخول وخروج المتعلمين.

7. يجب ملاحظة أداء بعض معلمي المواد المختلفة داخل الفصول.

8. يجب ملاحظة حجرة المكتبة بالمؤسسة وتجهيزاتها .



رابعا ما يجب مقابلته أثناء الزيارة الميدانية

1. يجب مقابلة الإدارة المدرسية .

2. يجب مقابلة ممثلين عن المعلمين والمتعلمين بالمؤسسة.

3. يجب مقابلة ممثلين عن أولياء الأمور ومجلس الأمناء والمجتمع المحلى.

4. يجب مقابلة ممثلين عن موجهي المواد الدراسية المختلفة.



الخطوات التي يجب مراجعتها عند كتابة التقرير النهائي :

1. ضرورة مشاركة جميع أعضاء الفريق في تقويم مدى استيفاء المؤسسة التعليمية معايير الاعتماد.

2. مراعاة مشاركة جميع أعضاء الفريق في كتابة التوصيات، والمقترحات، وكتابة تقرير المراجعة الخارجية للاعتماد.

3. مراعاة التزام أعضاء الفريق بالتعاون وروح الفريق الواحد والتواصل والشفافية في مراحل كتابة التقرير النهائي.

4. مراعاة أعضاء الفريق لتوجيهات رئيس الفريق والاسترشاد بها.

5. ضرورة مراعاة الفريق للمحافظة علي السرية التامة للتقرير النهائي.

6. يجب التحقق من مدى كفاية الأدلة والشواهد المستخدمة في اتخاذ القرار.

7. .يجب تقويم عملية جمع البيانات: الكيفية، والكمية، وأساليب معالجتها .

8. مراعاة تفسير البيانات: الكمية، والكيفية، في ضوء الأدلة والشواهد المتوفرة.

9. يجب أن يستند تقرير المراجعة الخارجية علي عمليات التحليل والاستدلال.

10. يجب أن يتضمن تقرير المراجعة مقترحات عامة؛ لتحسين الأداء بالمؤسسة، في ضوء نتائج المراجعة الخارجية.

11. مراعاة الشفافية والإفصاح عن كل الأحداث ذات الصلة بالحكم أو القرار.

12. ضرورة مراجعة التقرير الكمي، بعد إدخال تقدير الممارسات علي النظام الإليكتروني.

13. يجب تسليم تقرير المراجعة الخارجية (ورقي – الكتروني) بحيث يتم التوقيع على جميع صفحات التقرير بخط اليد من رئيس الفريق وجميع الأعضاء .

14. يجب أن يتسم الفريق بالحيادية وبناء الأحكام؛ ترتيباً علي بيانات صحيحة كاملة، وشواهد واقعية .

15. ضرورة أن يوضح التقرير في محتواه أهم نقاط القوة بالمؤسسة.

16. ضرورة أن يوضح التقرير في محتواه أهم نقاط الضعف بالمؤسسة.

17. ضرورة أن يقدم التقرير في محتواه مقترحات؛ لتحسين أداء المؤسسة .

18. يجب أن تتم كتابة التقرير بحرفية عالية، وموضوعية شديدة، ودقة تنعكس في احتواء التقرير على التفاصيل المهمة عن أداء المؤسسة، وكذلك في تأسيس كافة الأحكام علي الأدلة والشواهد.

19. ضرورة الالتزام بالنموذج المعد من قبل الهيئة، من حيث: العناصر المتضمنة، والتنسيق.

20. مراعاة النظر إلي إعداد التقرير على أنه عمل فريقي، ومسئولية جماعية بقيادة رئيس الفريق.

21. ضرورة أن يشمل التقرير علي كافة نتائج المجالات، والمعايير؛ بغية تكوين صورة متكاملة عن أداء المؤسسة.

22. يجب اتساق تقييم مدى استيفاء المؤسسة لمعايير الاعتماد في التقرير، وضمان عدم تناقض نتائج المعيار الواحد، ونتائج المعايير معاً.

23. الحرص علي اتساق ملخص التقرير مع ما جاء بالنتائج التفصيلية لكل معيار، وكذا اتساق الإحصاءات المدونة في جداول التقرير مع متن التقرير .

24. يجب أن تتضح واقعية التقرير، أي يعكس المستوى الفعلي لأداء المؤسسة، دون مبالغة أو إخفاق في مستوى الأداء.

ضوابط مهنية

- الالتزام بالتنمية المهنية للحفاظ على أعلى معايير الكفاءة فى عمله.

- إجراء المراجعة الخارجية فى مواقف فعلية وعملية مع التحقق من مدى كفاية الأدلة والشواهد المستخدمة فى اتخاذ القرار.

- عدم تقييم المؤسسة فى ضوء أية اعتبارات إضافية غير واردة بحدود الإطار التقيمى الوارد بدليل الاعتماد.

- عدم القفز إلى نتائج المراجعة أو إصدار الأحكام بناء على انطباعات شخصية.

- عدم التأثر فى إصدار الأحكام بالانطباعات الذاتية أو الضغوط الخارجية.

- تضمين تقرير المراجعة الخارجية نقاط القوة بالمؤسسة والنقاط التى تحتاج إلى تحسين ومقترحات تحسين لكيفية نهوض المؤسسة بمستوى أدائها.

- الالتزام باستخدام الأدوات والنماذج التى حددتها الهيئة القومية فى عملية المراجعة الخارجية.

- الالتزام بالدور المحدد في العمل والتعاون مع أفراد الفريق وفقا للأسس والمعايير المتفق عليها.

- الالتزام بالتعليمات وتنفيذها بجدية مع الانضباط والمشاركة الإيجابية فى إتمام العمل على الوجه الأكمل.

- الالتزام بتوزيع الأدوار وتخصيص المهام فى ضوء خبرات أعضاء الفريق فى حوار يتسم بالمرونه واحترام الآخر والمشاركة الفعالة.

- التأكد من كفاية الشواهد والأدلة الداعمة لكل كلمة أتت بتقرير المراجعة أو ملخصه.

- إعداد خطة جيدة للمراجعة الخارجية وتحديد إجراءاتها بوضوح.

- عدم التواجد بالمؤسسة بصورة منفردة أو العودة إليها بعد انصراف الفريق لأى سبب كان.

- الالتزام بالدور المكلف به فى الزيارة مهما كانت الخبرات السابقة.

- المرونة فى تنفيذ المهام المكلف بها وتعديلها وفقا لمقتضيات العمل.

- الالتزام بالوقت والإطار الزمنى المخصص لكل مهمة.

- الحرص على عدم ترك أية بيانات أو متعلقات (ورقية أو الكترونية) شخصية أو تخص أعمال الزيارة.

- التخطيط الجيد والإعداد للدور المحدد فى الزيارة مهما كانت الخبرات السابقة فلكل مؤسسة طبيعتها الخاصة.

- عدم التطوع بتقديم الدعم الفنى للمؤسسة محل المراجعة.

علاقة المراجع بفريق المراجعة - تفعيل وتأصيل روح التعاون المثمر مع أعضاء الفريق ورئيسه من خلال الإحترام والثقة المتبادلة والعمل بروح الفريق الواحد. - الاتفاق على توزيع الأدوار وتحديد المسؤوليات الجماعية وكيفية اتخاذ القرار المشترك. - تطبيق مبدأ التكامل فى تقديم المشورة الفنية الصادقة للزملاء أعضاء فريق المراجعة الخارجية عند الحاجة. - الاستجابة لآراء أعضاء الفريق والمهارات اللازمة لحل أى مشكلة مطروحة - أن يكون تقييم رئيس الفريق للأعضاء والعكس موضوعيا فى ضوء الأداء الفعلى وليس فى ضوء أى اعتبارات أخرى. علاقة المراجع بأعضاء المؤسسة التعليمية أثناء الزيارة - تقديم نفسه كمراجع بالهيئة فقط. - التعامل من منطلق التقويم وضمان الجودة وليس التفتيش. - إقامة علاقة موضوعية أساسها الاحترام الصادق المتبادل بين أعضاء الفريق وأفراد المؤسسة أثناء فترة المراجعة. - مراعاة التقاليد الاجتماعية والأعراف فى التعامل مع مجتمع المؤسسة التعليمية. - الابتعاد عن السلوكيات والعادات غير المناسبة (كالتدخين ومضغ اللبان والصوت المرتفع أثناء الحديث......). - عدم الحديث عن أمور شخصية أو أية أمور لاترتبط بالمراجعة وعلى وجه الخصوص (الدين – النوع– العرق – السياسة). - مراعاة شعور العاملين والمتعلمين بالمؤسسة وأمانهم النفسى. - الاحتفاظ بالجدية والحيادية المطلقه حرصا على أن يحظى بتقدير واحترام وثقة أعضاء المؤسسة والمجتمع المحلى. - حسن التصرف واللباقة عند أداء المهام خلال المقابلات الفردية والجماعية. - عدم قبول أية مجاملات أو امتيازات بصوره مباشرة أو غير مباشرة (هدايا – وجبات غذائية - زيارات – جولة للتعرف على البلد – تقديم خدمة لنقل أعضاء الفريق ...إلخ) تحت أى ظرف. - عدم إقامة علاقة شخصية مع العاملين بالمؤسسة أو من لهم علاقة مباشرة أو غير مباشرة بها (مجلس أمناء – أولياء أمور – المجتمع المحلى - المستفيدون.....الخ). علاقة المراجع بالمستندات والمعلومات التى يتاح له الإطلاع عليها بحكم عمله - المحافظة على سرية المعلومات بالمؤسسة التعليمية. - عدم نسخ أو الاحتفاظ أو أخذ أى مستندات تخص المؤسسة خلال أو بعد انتهاء الزيارة. - عدم الانفراد بأية شواهد أو أدلة اطلع عليها المراجع أثناء قيامه بدوره دون إعلامها لباقى الفريق لتكون محل الاعتبار. - عدم عرض أية نتائج تخص الآخرين على مستوى المؤسسات أو الأفراد (داخل المؤسسة أو خارجها) تحت أية ظروف. علاقة المراجع بالموارد المادية للمؤسسة - عدم استخدام موارد أو أدوات أو إمكانات المؤسسة لأية أغراض لاترتبط بالمراجعة. - تجنب الإسراف فى استخدام موارد المؤسسة أو إمكاناتها فيما لاطائل من ورائه. علاقة المراجع بالقرارات والنتائج التى يصل إليها الفريق - المشاركة الفعالة فى تشكيل تصور عن واقع المؤسسة فى ضوء نتائج المراجعة طبقا للشواهد والأدلة. - عدم الإفصاح عن أى انطباعات أو تلميحات (شفهية أو من خلال تعبيرات بالوجه أو ماشابه ذلك) عن نتيجة المراجعة أو توصية الفريق بالاعتماد من عدمه.

1. فى حالة وجود مصالح مع المؤسسة المستهدف زيارتها (علاقة عمل – علاقات شخصية) يجب الاعتذار عن عملية المراجعة الخارجية

2. الحفاظ على المظهر العام للمراجع داخل المؤسسة، وداخل مكان الإقامة.

3. العمل التعاوني وسيادة روح الفريق بين الأعضاء، بداية من فحص الملف، وحتى كتابة التقرير.

4. الحفاظ على التقاليد الاجتماعية والأعراف في التعامل مع الزملاء، وأعضاء المؤسسة.

5. ضبط النفس وعدم الانفعال أثناء التعامل مع الزملاء، وأعضاء المؤسسة.

6. التعامل باحترام وتواضع مع أعضاء المؤسسة، وداخل مكان الإقامة.

7. تقديم المراجع نفسه للآخرين بصفته مراجعاً بالهيئة فقط.

8. عدم التدخين داخل المؤسسة محل الزيارة.

9. الجدية والانضباط مع بشاشة الوجه أثناء العمل بالمؤسسة.

10. التعامل من منطلق التقويم وضمان الجودة وليس من منطلق التفتيش.

11. الحفاظ على وقت الدراسة، وعدم تعطيل اليوم الدراسي لأي سبب من الأسباب.

12. الحرص على إجراء عمليات المراجعة خلال مواعيد العمل الرسمية بالمؤسسة.

13. الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالمؤسسة، وعدم الإفصاح عنها لأي شخص أو جهة.

14. الاهتمام بإجراءات عمليات المراجعة الخارجية، وعدم تقديم أي دعم فني للمؤسسة أثناء الزيارة.

15. التحكم في ردود الأفعال حول التقييمات السالبة أو الموجبة، وعدم المبالغة فيها.

16. الحرص على عدم تقديم أية انطباعات حول توصية الفريق باعتماد أو عدم اعتماد المؤسسة.

17. الحرص على تجنب التصوير داخل المؤسسة أثناء الزيارة.

18. رفض الهدايا بكل أشكالها وأنواعها بلباقة.

19. الحرص على عدم ترك أية بيانات ورقية أو الكترونية خاصة بعملية المراجعة داخل المؤسسة.

20. اتباع المرونة أثناء الحوار بين أعضاء الفريق عند اتخاذ القرارات.

21. التزام الحيادية في اتخاذ القرارات.

22. الحرص على كتابة تقرير المراجعة الخارجية بمقر الهيئة، وليس داخل المؤسسة.

23. في حالة وجود أية مشكلة في مكان الإقامة يُرجى الرجوع إلى الهيئة في ذلك.

24. الحرص على إجراء جميع المناقشات المتعلقة بالعمل داخل الحجرة المخصصة للفريق داخل المؤسسة.

25. الحرص على الرجوع للمسئولين بالهيئة في حالة وجود مشكلة أثناء الزيارة، أو كتابة التقرير.

26. الحرص على عدم تبادل أرقام التليفونات بين أعضاء الفريق، وأعضاء المؤسسة.

27. الحرص على عدم الاتصال بالمؤسسة بعد انتهاء عمليات المراجعة لأي سبب من الأسباب إلا بعد مرور عام.